A maioria das empresas nunca refaz essa conta depois que assina o primeiro SaaS. O boleto chega todo mês, o valor parece pequeno perto do problema que resolve, e ninguém para pra somar quanto isso vira em três anos.
A conta que ninguém faz
Pega um SaaS de gestão custando R$ 800/mês para uma operação de porte médio. Em três anos, são R$ 28.800 — sem contar reajuste, sem contar os módulos extras que viram "add-on", sem contar o preço por usuário que sobe conforme o time cresce.
Um sistema sob medida, para o mesmo escopo, costuma ficar entre R$ 25.000 e R$ 45.000 de desenvolvimento inicial — pago uma vez — mais uma manutenção mensal opcional, muito menor que a mensalidade de um SaaS equivalente.
O que muda além do preço
- O sistema resolve exatamente o seu processo, não o processo médio que o SaaS foi desenhado para atender.
- Você não paga por usuário. Cresce a equipe, o custo não sobe proporcionalmente.
- O código é seu. Se um dia você trocar de fornecedor, não perde os dados nem começa do zero.
Quando NÃO vale a pena
Sistema sob medida não é bala de prata. Se o seu processo é genérico — um CRM padrão, uma folha de pagamento sem regra específica — um SaaS bem escolhido ainda ganha, porque ele já existe e já foi testado por milhares de empresas.
A conta muda quando a sua operação tem uma regra específica que nenhum SaaS do mercado cobre direito, ou quando os módulos que você realmente usa são uma fração pequena do que está pagando.
Resumo prático: se você está pagando por um SaaS há mais de 18 meses e só usa 30% das funcionalidades, vale fazer essa conta.
Se o ponto de partida ainda é planilha e não SaaS, comece por os cinco sinais de que passou da hora de sair do Excel. E veja como conduzimos projetos de sistema de gestão sob medida em Teresina.